Bu İpuçları ile Outlook Verimlilik İş Akışınızı Artırın

Acemi veya profesyonel kullanıcılar için Microsoft Outlook, verimliliğinizi artırmak için kullanabileceğiniz birçok özellik içerir. Mac için Office, Office 365 veya web sürümlerini kullanarak iş akışınızı ve üretkenliğinizi artırmaya yönelik bazı temel ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Kurulum Kuralları

Kurallar, Önemsiz Postaları engelliyor veya belirli iletileri bir klasöre taşıyor olsun, iletilerinizin yönetimini otomatikleştirmenize yardımcı olabilir. Örneğin, patronunuzdaki tüm mesajların belirli bir klasöre taşınmasını sağlayabilirsiniz, böylece onları asla kaçırmazsınız. Outlook'un tam sürümüyle, bazı oldukça karmaşık kurallar oluşturabilirsiniz.

İletileri alıcı klasöründen taşıdığım basit bir kural. Alıcıdan bir mesaj seçin ve ardından Ev sekmesini ve ardından Kurallar> Kural Oluştur.

Kutuyu kontrol et itibaren alıcı sonra kontrol

Öğeyi klasöre taşıyın. ” Mevcut bir klasörü seçin veya yeni bir klasör oluşturun. Onu seçin ve Tamam'ı tıklayın. Kuralı hemen veya daha sonra çalıştırabilirsiniz. Bir almak için ayarlayabileceğiniz kurallar vardır Belirli bir alıcıdan e-posta aldığınızda uyarı veya belirli kelimeler içeren mesajlar. Çıkış yapmak yeni mesajları belirli bir klasöre taşıma.

Ayrıca, Outlook.com'a gelişmiş kurallar eklendi birkaç yıl önce.

Renk Kategorileri ve Bayrakları Kullanma

Öncelikli olanlara ve neyin önemli olduğuna odaklanmanıza yardımcı olması için Renk ve Kategoriler özelliğini kullanın. Bir mesaj seçin ve Kategorilere Ayır menüsünü tıklayın, ardından uygun bir renk seçin. Bu renkleri belirli bir anlama göre özelleştirebilirsiniz. Tıklayın Kategoriler> Tüm Kategoriler > bir renk seçin ve ardından Yeniden adlandır. Bir mesajı hızlıca işaretleyebilmeniz için klavye komutları da atanabilir.

Takip Bayrağı, zamanınız olduğunda bakmanız gereken mesajları hatırlamanıza da yardımcı olabilir. Bir e-posta mesajını işaretlediğinizde, Yapılacaklar Listenizde ve Görevler listenizde görünür, böylece ona katılmayı hatırlayabilirsiniz.

Gecikmeli Teslimat Kullanarak Zamanlama

Outlook size bir e-postanın teslimini geciktirmek günün belirli bir saatine. Bir alıcının belirli bir zamana kadar mesajınıza ulaşamayacağını biliyorsanız bu özellik kullanışlıdır. Bir kullanıcının sabah 03.00 civarında e-postaları kontrol ettiğini biliyorsanız, yeni bir mesaj oluşturun ve ardından Teslimat gecikmesi altındaki düğme Seçenekler. Teslimat seçeneklerinde aşağıdaki gibi uygun değişiklikleri yapın: Daha önce teslim etmeyin tarih ve saat.

Arama Klasörü Oluşturun

Arama Klasörü, mesajlarınızı triyaj etmenin ve gelen kutunuza biraz akıl getirmenin güçlü bir yoludur. Örneğin, bir arama klasörü oluştur takip etmek istediğiniz postalar için veya belirli kişilerden, gruplardan veya listeden gelen iletileri işaretleyin.

Tıkla Klasör sekmesini ve ardından Yeni Arama Klasörü ardından gruplardan birinden oluşturmak istediğiniz Arama Klasörü türünü seçin. Posta klasörünü seçin ve Tamam'ı tıklayın. Gezinti Bölmesi'nde bir arama klasörü oluşturulur. Takip etmeyi seçtiğim tüm mesajlar, ihtiyaç duyduğumda orada olacak.

İstenmeyen E-posta Filtresi Düzeyini Ayarlama

Önemsiz Posta gün boyunca ne kadar verimli e-posta alabileceğinizi yavaşlatabilir. Outlooks Önemsiz Posta Filtresi'ni kullanarak etkisini en aza indirebilirsiniz. Giriş sekmesini, ardından Sil grubundaki Önemsiz menüsünü ve ardından Önemsiz E-posta Seçenekleri'ni tıklayın.

Önce Düşük ayarıyla başlamanızı ve sizin için nasıl çalıştığını görmenizi öneririm. Önemsiz iletiler çok agresifse, daha yüksek bir seçeneğe geçebilirsiniz. Filtre yanlışlıkla önemli bir iletiyi işaretlerse, Kalıcı olarak sil seçeneğini işaretlemezdim.

PST dosyasının yedeklerini oluşturma

Outlook bir sistemdir ve başarısız da olabilir. Kişisel Klasörünüzün sağlıklı bir şekilde yedeklenmesi, bozuk, sistem arızası veya öngörülemeyen başka bir sorun durumunda sorunsuz bir kurtarma sağlayabilir.

Outlook 2013 veya Outlook 2016 kullanılarak oluşturulan Outlook Veri Dosyaları (.pst) bilgisayarınıza Belgeler \ Outlook Dosyaları klasörü. Outlook 2007 veya daha önce oluşturulmuş veri dosyaları olan bir PC veya Mac üzerinde Outlook'a yükseltme yaptıysanız, bu dosyalar adresindeki gizli bir klasörde farklı bir konuma kaydedilir C: \ Kullanıcılar \ kullanıcı \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.

Çevrimdışı Outlook Veri Dosyası (.ost) da C: \ Kullanıcılar \ kullanıcı \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. Verilerin çoğu sunucuda kalır; ancak, yerel olarak kaydedilen tüm öğeler yedeklenmelidir. Örneğin, Takvim, Kişiler, Görevler ve yalnızca Yerel olarak işaretlenmiş klasörler. PST klasörleri oluşturma ve yedekleme hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki makalelere göz atın:

• Outlook 2016'da PST Klasörü Oluşturma
• Outlook 2013'te PST Klasörü Oluşturma
• Outlook PST Klasörleri Nedir ve Nasıl Kullanılır
• Outlook'ta Bozuk PST Klasörünü Onarma

Ayrıca ilginizi çekebilir Outlook geçici OLK klasörü nasıl bulunur.

Ofis Dışında Yanıtları Ayarlama

İster günün büyük bir kısmı için ofis dışında, ister bir ay boyunca tatilde olun, Ofis Dışı yanıtı ayarlamak kişilerinizin müsait olmadığınızı size bildirebilir. Kullanmak İşyeri Dışı Yardımcısı size anında yanıt vermeden ulaşmaya çalışırken gelen kutunuzdaki çok fazla gürültüyü azaltacaktır. Ayrıca, geri döndüğünüzde gelen kutunuzu temizleme işini de azaltacaktır. Tıklayın Dosya> Bilgi> Otomatik Yanıtlar.

Otomatik Yanıt Gönder radyo kutusunu seçin ve ardından bu iletinin gönderilmesini istediğiniz dönemi tanımlayın. Bu mesajı ayrıca kuruluş içindeki veya dışındaki meslektaşlarınıza da gönderebilirsiniz.

İOS için Outlook kullanıyorsanız Ayarlar'a, Exchange Sunucunuza ve ardından Otomatik Yanıtlar. Otomatik Yanıtlar'ı açın ve kişiselleştirilmiş bir mesaj yazın.

Bildirimleri Yönetme

Outlook masaüstü bildirimleri bunaltıcı olabilir ve dikkatinizi dağıtabilir. Sahip olduğunuz seçeneklerden biri bunları devre dışı bırakmaktır. Sesi kapatmak için, Görev Çubuğunun Bildirim alanındaki Outlook simgesini sağ tıklatın, ardından Yeni Posta Masaüstü Uyarısını Göster'i tıklatın. Outlook'un eski sürümleri için şu makaleye göz atın: Outlook masaüstü uyarılarını devre dışı bırakma.

Outlook Mobil İpuçları

Outlook'un mobil sürümünü kullanıyorsanız, hareket halindeyken üretken kalmak için kullanabileceğiniz bazı ipuçları.

Kişisel ve İş Takvimleri arasında geçiş yapın.

Takvim sekmesine dokunun, ardından hamburger menüsüne ve ardından İş veya Kişisel takviminize dokunun.

İOS için Outlook ile Skype Çağrısı zamanlama

Takvim'e dokunun, yeni bir tane oluşturun, ardından etkinlik için bir ad girin. Kişiler'e dokunun, ardından davet etmek istediğiniz kişileri ekleyin. Aşağı kaydırın ve açın Skype arama ardından Skype Çağrı bağlantısına dokunun, bir açıklama girin ve Bitti. Tamamlamak için Kaydet'e dokunun.

Müsaitlik Gönderin

Yeni bir mesaj oluşturun ve Takvim etkinliği'ne dokunun.

Kullanılabilirliği gönder'e dokunun, uygun bir zaman seçin ve ardından Tamamlandı.

Mesajınızı gönderin.

Mac için Outlook 2016'daki son güncellemeler bazı yeni özellikler ekledi. Çıkış yapmak daha fazlası için makalemiz bu yeni özellikleri nasıl kullanabileceğiniz hakkında bilgi. Ayrıca, makalemizi bir Outlook klavye komutlarının listesi Mac kullanıcıları için.