IssueBurner ve Gmail ile Ücretsiz Yardım Masası Sistemi Nasıl Oluşturulur

E-posta tabanlı görev yönetimi, bir süredir ilgilendiğim bir kavramdı ve yeni bir hizmetin sunulmasıyla IssueBurner, görevleri e-posta yoluyla yönetmeyi ciddi bir şekilde düşünmek için mükemmel bir zaman olabilir. IssueBurner gelmeden önce, hepsinde BCC yapabileceğim bir Sanal Asistan (VA) alma fikriyle oynadım. bir görev, hatırlatma veya randevu içeren e-postalarım ve takvimime, yapılacaklar listeme veya sen. Bu kesinlikle bir VA'nın kullanışlı bir kullanımı olacaktır, ancak belki de değerinden daha pahalı olabilir. Ancak IssueBurner, bu işlevselliği ücretsiz olarak otomatik hale getirir (en azından şimdilik). Sanırım bundan hoşlandım.

Özetle, IssueBurner böyle çalışır. E-posta göndererek görevler veya sorunlar oluşturabilirsiniz [email protected]. Bunu yaptığınızda, IssueBurner otomatik olarak e-posta adresiniz ve alıcıda listelenen tüm e-posta adresleriyle ilişkili bir sorun oluşturur. için: veya CC: alan. Kaydolmadan sorunları oluşturmaya başlayabilirsiniz, ancak bir hesap oluşturduğunuzda açık sorunlarınızı görüntüleyebilir ve sorunlar hakkında yorum yapabilirsiniz. Bu sistemin, işbirlikçi ekipler ve müşteri destek masaları için gerçekten işe yarayacağını düşündüğüm bazı önemli faydaları var:

• Her şey e-posta tabanlıdır. Sorunlar basit bir CC: aracılığıyla oluşturulabilir ve izlenebilir.
• Katılmak için bir IssueBurner hesabına ihtiyacınız yok. Bu, TÜM müşterilerinizin ve müşterilerinizin kaydolma sürecinden geçmeden gemiye binebilecekleri anlamına gelir (yine de basit olan).
• Mobil uyumlu. Bir e-posta gönderebilirseniz, bir sorunu yazabilirsiniz.
• Takip öğelerinin normal e-postalardan ayrılmasına yardımcı olur.
• HERHANGİ BİR e-posta platformu ile çalışır. Outlook, Gmail ve diğer e-posta istemcileri e-postaları görevlere dönüştürmenize izin verir, ancak IssueBurner sorunları tüm e-posta platformları arasında paylaşmanıza izin verir.

IssueBurner'dan en fazla kilometre almak için biraz yaratıcılık uygulamanız gerekecek. Ama aklıma gelen bariz bir uygulama bir yardım masası oluşturmak. IssueBurner ile gelen e-postaları “biletler” e dönüştürebilir ve müşteri ile durum ve yazışmaları takip edebilirsiniz. Bir groovyPost kurarken IssueBurner'ın nasıl çalıştığını göstererek iki kuşu bir taşla öldüreceğim ”danışma hattı" yardım Masası. Üzerinde müşteri yan (ya da bizim durumumuzda okuyucular var, çünkü müşterilerimiz yok), ayarladığım yardım masasına e-posta göndermek kadar basit olacaktır. [email protected]. Ama davalı tarafında, biraz kurulum var.

Adım bir

IssueBurner'a kaydolun. Tek yapmanız gereken ziyaret etmek IssueBurner.com ve Tıklayın Kaydol. Onlara adınızı ve e-posta adresinizi verin, işiniz bitti.

Gelen yardım masası isteklerini alan olarak kullanmak için kullanacağınız e-posta adresini kullanmanız gerekmediğini unutmayın.

İkinci adım

IssueBurner'da bir grup oluşturun. Bu hesabı tek bir amaca adamayı planlıyorsanız aslında bu adımı atlayabilirsiniz, ancak IssueBurner'ı diğer kuruluşlar ve görevler için kullanmak istiyorsanız, bir grup iyi bir fikirdir. TıklayınGruplar sağ üstte ve TıklayınGrup oluştur.

Bir grup adı ve organizasyonu girin. Burada, “Yardım" ve "groovyPost.”

Bu adresin herkes tarafından görülmeyeceğini unutmayın. Bunun yerine, yukarıda bahsettiğim adrese e-posta gönderecekler; bu, sorunları ele alabilecek tek adres olacaktır. Bu, bir spam koruması katmanı ekler, ancak e-postaya kendi alan adınızı ekleyerek daha profesyonel bir görünüm kazandırır. Şimdi, sorunları bildirebilmem için ayarladığımı fark et Kimse. Şu an için bu gereklidir, böylece Gmail yönlendirme kuralını doğrulayabiliriz. Geri gelip onu değiştirmek isteyebilirsiniz. Yalnızca grup üyeleri sonra.

TıklayınOluşturmak işiniz bittiğinde.

Ardından, sorun ekleyebilecek üyeleri ekleyin. Bizim amaçlarımız için ekleyeceğim [email protected]. İsterseniz başkalarını da ekleyebilirsiniz. De, ekleyebilirim [email protected] veya [email protected], başkalarının da yardım isteklerini alanlarına eklemesini istersemve eğer bu insanlar gerçekten var olsaydı). Unutmayın: Alanlar ve Gmail hesapları için Google Apps ile, + işaretinden sonra eklediğiniz her şey yok sayılır, ancak yine de filtreleme amacıyla kullanılabilir. Okuma hakkında daha fazla bilgi için önceki yazımız Özelleştirilmiş Gmail Adresleri.

Yapmanız gereken son bir şey, yanıtlama adresini değiştirmek. Böyle yaparak, Tıklayın Gruplar ve Tıklayınyönetme grup adının yanında. Altında Grup Ayarları, TıklayınDeğişiklik bitişik, yanında "Varsayılan e-posta ve yanıt e-postası”. Bunu yaptığınızda IssueBurner.com e-posta adresiniz gizli tutulacaktır.

Tamam, şimdi hepimiz IssueBurner'ı kurduk. Gmail'e gidelim.

Adım üç

Gmail'de yönlendirme ayarlayın. Buradaki amaç, gönderilen tüm e-postaları iletmektir [email protected] için [email protected]. Bunu yapmak için, önce ikinci adrese yönlendirmeye yetkili olduğumuzu doğrulamamız gerekir. Gmail'de, Tıklayın Ayarlar ve Seç Yönlendirme ve POP / IMAP. TıklayınYönlendirme adresi ekleyin ve gir [email protected]veya grup IssueBurner hesabınızı ne şekilde kurduysanız ayarlayın.

Bunu yaptıktan sonra Gmail, IssueBurner hesabına bir onay bağlantısı içeren bir e-posta gönderecektir. IssueBurner bunu size yeni bir sorun olarak geri döndürecektir, bu nedenle Gmail gelen kutunuzda görünmesi gerekir. Bunu IssueBurner hesabınızda da görebilirsiniz. Tıklayın onaylamak için.

Adım dört

Özelleştirilmiş Gmail adresinize gönderilen iletileri filtreleyin. TıklayınAyarlar ve Seç Filtreler ve Tıklayın Yeni bir filtre oluştur. Alıcı: alanına özel e-posta adresinizi girin ve TıklayınSonraki adım.

Bu kuralları istediğiniz gibi ayarlayabilirsiniz, ancak IssueBurner size yeni sorunları zaten bildireceğinden, seçmek istiyorum Okundu olarak işaretle ve Gelen Kutusunu Atla. Seçmek için en önemli seçenek seçmek Şuraya yönlendir: ve Seç [email protected]. TıklayınFiltre Oluştur işiniz bittiğinde.

Şimdi, işiniz bitti. Hadi deneyelim.

IssueBurner ile Görev Oluşturma

Şimdi, oluşturduğumuz Gmail filtresi ve sahip olduğumuz IssueBurner grubu ile gönderilen e-postalar [email protected] otomatik olarak bir IssueBurner sorununa dönüştürülecektir. Sorunun adı e-postanın konusu olacak ve açıklama e-postanın gövdesi olacaktır. Örneğin, birisinin bana hakkında bir soru gönderdiğini varsayalım Facebook Hesabınızı Kalıcı Olarak Silme.

Yukarıdaki e-posta gönderildikten sonra iki şey olur:

1. Help.groovypost IssueBurner grubunda bir sorun oluştu
2. Bana böyle bildiren bir e-posta alıyorum.

Sorunun ortaya çıkmasının birkaç dakika sürebileceğini unutmayın.

Ve işte Gmail'de…

Görevlere Yanıt Verme

Kullanıcının bir IssueBurner hesabı yoksa, sorunun alındığını bildiren hazır bir yanıt alırlar. Ayrıca kaydolmaya davet edilecekler.

Diyelim ki bu okuyucuya yanıt olarak onları Facebook hesabınızı silme konusundaki yayınımıza yönlendirmek istiyorum. Bir sayı eklemek için IssueBurner'dan aldığım e-postayı yanıtlayabilirim Yorum Yap. Okuyucu kaydolduysa da, sorunun bir yorumla güncellendiğine dair bir bildirim alırlar.

Kaydolurlarsa, sorunlarının tüm yorumlarını ve durumlarını kendi IssueBurner hesaplarından takip edebilirler.

Okuyucu veya müşteri, çözümünüzün düzeltip düzeltmediğini bildirerek e-postaya yorumlarıyla yanıt verebilir. Bu, kendi IssueBurner kontrol panelinizden görüntüleyebileceğiniz göreve yorum olarak eklenir.

Sorunları Yönetme ve Kapatma

Sorunları IssueBurner.com adresinde gruba veya duruma göre sıralayabilirsiniz.

IssueBurner.com da çok güzel bir mobil siteye sahip.

Bir sorun çözüldüğünde sorunu IssueBurner kontrol panelinden kapatabilirsiniz. İlişkili tüm kullanıcılar bu şekilde bilgilendirilir. Alternatif olarak, "Sonra”Bir çözüm beklemede faydalıysa ve kullanılabilir olduğunda takip etmek istiyorsanız faydalı olabilir.

Ayrıca, burada bir İç yorum Yap. Bunlar yalnızca grup üyeleri ve yöneticiler tarafından görüntülenebilir. Örneğin, müşteriye bir uyuşturucu aramak veya herkese isteklerini görmezden gelmesini söylemek istiyorsanız, bunu Dahili bir yorumla yapabilirsiniz ve bunlar daha akıllıca olmayacaktır.

Sonuç

Bahsettiğim gibi, bu IssueBurner için sadece bir uygulamadır. Gruplarla işbirliği yapmak veya kendiniz için görevleri takip etmek için kullanabilirsiniz. Örneğin, bir kişiyi yanıt vermezse takip etmenizi hatırlatmak istiyor, ancak mutlaka IssueBurner sorunlarınızı görmelerini istemiyorsanız, BCC yapabilirsiniz [email protected]. Veya CC’ing ile faturaları ve faturaları takip etmek için kullanabilirsiniz [email protected] muhasebe departmanınıza e-posta gönderdiğinizde. Akıllı ve düzenliyseniz, IssueBurner üretkenliğiniz için bir nimet olabilir.

IssueBurner'ın şu andaBedavave Beta sürümündeyken ücretsiz kalacaktır. Webyog, IssueBurner ve CloudMagic, herhangi bir fiyatlandırma yapısı sunmadan önce size 60 gün önceden bildirimde bulunacaklarına dair söz verir. Gelecekte neye benzeyebileceğini bilmiyorlar, ancak muhtemelen ücretsiz ve ücretli bir sürümü olacak.

Not; Bu sistemi gerçekten oluşturdum, bu yüzden yanan bir sorunuz varsa bana e-posta gönderin [email protected] veya göz atın forum.