İşletmeniz için Sosyal Medya Politikası Oluşturmak için 10 İpucu: Sosyal Medya Denetçisi

Politika. Özellikle sosyal medya topluluklarında kirli bir kelime olabilir.

Neden? Kötü yazılmış sosyal medya politikaları, sosyal medya katılımını kısıtlar, caydırır ve zayıflatır. karşısında işletmelerin istedikleri.

Ancak, harika sosyal medya politikaları, yüksek kaliteli katılımı destekler, korur ve güçlendirir. Güçlendirme ve güven ile ilgilidir.

Beth Kanter'in yazdığı gibi, "Güven kontrolden daha ucuzdur.”

Bu makale, sosyal medya politikalarının diğer politikalardan nasıl farklılaştığını açıklayacak ve size Etkili bir sosyal medya politikası oluşturmaya yardımcı olacak 10 ipucu.

Neden Sosyal Medya Politikaları?

Sosyal medya politikaları farklıdır. Çoğu politika ve prosedürde, personelin belirli durumlarda ne yapması gerektiğini belgeleriz: "Bu olursa, bunu yapın." Sosyal medya için, tam olarak hangi durumların ortaya çıkabileceğini bilmenin bir yolu yoktur. - veya çoğu durumda - personelin bunları en iyi şekilde nasıl ele alması gerektiği. Her sosyal medya ağı ve her ilişki benzersizdir ve sosyal medya ortamı günlük olarak değişir.

Riskler belirsiz. Mahkemeler, sosyal medya ile ilgili yasaları yorumlama sürecindedir. Bu yorumlama süreci olgunlaşana kadar - ve bu sürecek yıl – kuruluşlar kesin rehberlik olmadan çalışır. Ortaya çıkabilecek sorunlar şunları içerir: çalışan ve / veya müşteri gizliliği, iş ilişkileri sorunları, marka hırsızlığı, iletişimsizlik, spam gönderme vb.

Belirsiz bir ortam ve belirsiz riskler göz önüne alındığında, nasıl ilerleyebiliriz?

İnternette yüzlerce örnek sosyal medya politikası var. Bir başlangıç ​​noktası arıyorsanız, kesinlikle fikirler bulacaksınız buraya ve buraya.

Ancak, işe yarayan politikalar oluşturmak için - gerçekten çalış - yapmalıyız önce zemini hazırla.

Burada Uygulayabileceğiniz 10 strateji bugün.

# 1: Ekibinizi Toplayın

Bir sosyal medya politikası tek bir kişi tarafından yazılamaz. Kuruluşunuza özgü olmalı ve ideal olarak çeşitli becerilere sahip birçok farklı kişiden gelen girdileri içermelidir.

Ekip yaklaşımı, temel risk alanlarının doğru şekilde yönetilmesini sağlar ve gelecekte ortaya çıkabilecek zorlukların uygun şekilde ele alınacağını.

Doğrudan sosyal medyaya dahil olan personelin yanı sıra, potansiyel ekip üyeleri şunları içerebilir: CEO, İK direktörü, BT direktör, pazarlama / geliştirme direktörü, program / departman direktörü, sosyal medya konusunda bilgili bir avukat ve en az bir dijital yerli.

Endişelenmeyin, bu ekibin her üyesinin sosyal medya etkinliklerinizin samimi ayrıntılarından haberdar olması gerekmez. Şöyle düşünün: Bir kriz meydana gelirse, ekibinizin sahip olması gereken bilgiler (sosyal medya hakkında sosyal medyaya uygun şekilde yanıt verebilmek için medya ve yasal ortamların yanı sıra kuruluşunuz ve değerleriniz) medya?

# 2: Kültür Yaratmaya Odaklanma

Sosyal medya organiktir. Her gün değişiyor. Bürokratik politikaların başarılı olması pek olası değildir. Bunun yerine, bir yenilik kültürü, fikir paylaşımı, problem çözme ve yaratıcılık istiyoruz. İç organizasyon kültürü ve politikalar arasında doğrudan bir bağlantı vardır. Aslında yazdığımız politikalar kültürümüzü şekillendiriyor.

Politikalarınızı yazarken, bir değerlendirme ve öğrenme kültürünü pekiştiren süreçleri içerir. İşte dikkate alınması gereken bazı sorular:

• DSÖ sosyal medya ekibinizde mi?
• Ne sıklıkla buluşuyorlar mı
• Nasıl ele alınan sorunlar / zorluklar ve kim tarafından?
• Nasılsın belge grubu öğrenimi?
• Nasıl yapacağız başarılarımızı değerlendirmek ve başarısızlıklarımızdan öğrenmek?

Politikalarınızda şunları yapabilirsiniz: sosyal medyanın şeffaflık, tutarlılık, bağlantı, yaratıcılık ve çabukluk gibi kültürel değerlerini kabul ettiklerinde. Bu değerleri akılda tutarak, eğitim, destek ve değerlendirmeyi vurgulayan süreçler oluşturun.

Sosyal medya kültürü kavramı sizin için yeniyse, 26 Küçük İşletmeler için Gelecek Vaat Eden Sosyal Medya İstatistikleri. Sosyal medya ortamına ve neden işletmeleri etkilediğine dair harika bir genel bakış sunar.

# 3: Ulusal Çalışma İlişkileri İnceleme Kurulu (NLRB) Dahil Olmak Üzere Yasal Sonuçları Düşünün

Sosyal medya ile ilgili ortaya çıkan davaların çoğu iş ilişkileri meselesidir. Ulusal Çalışma İlişkileri Yasası (NLRA), öncelikle çalışanların örgütlenme haklarını korumak için çıkarıldı.

Geleneksel olarak, çalışanların örgütlenmesi yüz yüze veya telefonla yapılırdı. Sosyal medyanın gelişiyle birlikte çevrimiçi olarak da gerçekleşir. Çalışanların sendikalı olup olmaması önemli değildir; diğer çalışanlarla çalışma koşullarını tartışma hakkına sahiptirler.

Bu, Facebook'ta çalışma koşulları hakkında gündelik bir konuşmanın bile NLRA kapsamında korunabileceği anlamına gelir. Her durum farklıdır, ancak sonuç şu: Çalışanlara kendi kişisel sosyal medya sitelerinde neler yapabileceklerini ve yapamayacaklarını söyleme konusunda çok dikkatli olun. Bu dil hızla geri tepebilir.

Ağustos 2011'de NLRB bir not yayınladı bu davaların 14'ü ile ilgili olarak. Bu not, davaların açıklamalarını ve alınan kararların arkasındaki gerekçeleri sağlamıştır. İşverenlere şiddetle tavsiye ederim bu notu okuyun ve sosyal medya ekibindeki herkesle paylaşın.

# 4: Genel Politikaları Siteye Özgü Yönergelerden Ayırın

Sosyal medya ortamı her gün değişiyor. Politikalarınız dar bir şekilde belirli bir sosyal medya sitesine odaklanmışsa, oldukça hızlı bir şekilde güncelliğini yitirecektir. Genel olarak politika, büyük resme odaklanın: kim ne yapar (Görev ve Sorumluluklar), bunu nasıl yapabileceklerine / yapamayacaklarına dair genel bir bakış (örneğin yasal uyumluluk ve markalama) ve neden bunu yapıyoruz (amaç ve değerler).

Belirli bir sosyal medya sitesinin ayrıntılarını kaydetmek için ayrı yazılı yönergeler oluşturulabilir. Bu yönergeler, personel değişimi durumunda çok yardımcı olur. Süreci taslak kılavuzlar ayrıca personelin ne yaptıklarını ve nasıl yaptıklarını daha iyi anlamalarına ve açıklamalarına yardımcı olur..

# 5: Tekerleği Yeniden Keşfetmeyin

Sosyal medya etkinlikleri için geçerli olan birçok dahili politikanız zaten vardır. Buna gizlilik, fotoğraf izinleri, İnternet kullanımı, cep telefonu kullanımı ve daha pek çok şey dahildir.

Yapabilirsin sosyal medya politikalarınızda bu politikalara referans verin, sosyal medya ile gerekli olabilecek uygulama farklılıklarını özel olarak not edin.

Örneğin, cep telefonu kullanım politikanız şu anda cep telefonu kameralarından alınan fotoğrafların kullanımını tartışmıyor olabilir. Sayesinde coğrafi etiketleme, neredeyse evrensel olarak cep telefonlarıyla çekilen fotoğraflar, fotoğrafın tarih ve saatindeki tam konumunuza ihanet eden dijital kodlama içerir. Cep telefonu kamerasıyla çekilmiş bir fotoğrafı sosyal medya sitelerinize yüklerseniz, gereğinden fazla bilgi veriyor olabilirsiniz.

Bir sosyal medya politikası, personelin aşağıdakileri yapmasını zorunlu kılarak bunu dikkate alabilir: fotoğraflar gönderilmeden önce coğrafi etiketleme bilgilerinin fotoğraflarını çıkarmak için yazılım kullanın.

# 6: Dış Düzenlemeleri Dahil Edin

Yasal düzenlemelerin çoğu (HIPAA, FERPA, adil istihdam vb. Dahil) çevrim içi olduğu kadar çevrim dışı da geçerlidir. Çalışanlara bu düzenlemelere uyulması gerektiğini hatırlatmak için sosyal medya politikalarını kullanın.. Nerede mumkunse, Hangi tür davranışların kabul edilemez olduğuna dair açık örnekler verin.

Not: Bu, kurumsal uyum eğitiminiz üzerinde düşünmek için iyi bir zaman. Sosyal medya, hayatımızın ve işlerimizin hemen her yönünü etkiliyor. Gizlilik, gizlilik, marka bilinci oluşturma vb. Eğitiminiz şu anda sosyal medyadan bahsetmiyorsa, onu dahil etmenin zamanı gelmiştir.

# 7: İki Politika Oluşturun

En iyi uygulama olarak kabul edilir iki sosyal medya politikasına sahiptir: biri işleri için sosyal medyayı kullanan çalışanlar için, diğeri ise kişisel yaşamlarında sosyal medyayı kullanan çalışanlar.

İşle ilgili faaliyetlere odaklanan ilk politika, burada tartıştığımız her şeyi örtün: Ekibinizi tanımlama, rolleri ve sorumlulukları ifade etme, markalama yönergeleri ve hangi iç ve dış politikalara uyulması gerektiği konusunda netlik.

Sosyal medyayı kişisel yaşamlarında kullanan çalışanlara odaklanan ikinci politika, çalışanlara kişisel sitelerinde şirketiniz hakkında söyleyebilecekleri ve söyleyemeyecekleri hakkında bilgi verin.

Askeri kuruluşlar ve sağlık hizmetleri dahil olmak üzere bazı kuruluşlar, Çalışanların neleri çevrimiçi paylaşmalarına izin verilmediği konusunda çok net olun.

Örneğin, ticari sırlar, müşteri bilgileri ve hatta çalışanların nerede olduğu kesinlikle gizli tutulabilir. Diğer kuruluşlar isteyecek çalışanları marka elçisi olarak hareket etmeye teşvik edin. Hatta bazıları şirket hakkında çevrimiçi olarak nasıl konuşulacağı konusunda rehberlik edecek kadar ileri gidiyor. Ancak çalışanlarınızın Şirketinizi çevrimiçi olarak tartışın (veya tartışmayın), onlara rehberlik edin.

Dikkatli iki kelime: 1) Çalışanların, şirketinizle çevrimiçi olarak bağlantı kurmak için kendi kişisel sosyal medya hesaplarını kullanmalarını istemek tehlikelidir. Bunu yapmayı seçebilirler, ancak bırakın bu onların seçimi olsun. Bir yöneticinin en son isteyeceği şey, bir çalışanın özel hayatı hakkında bilmesi gerekenden daha fazlasını öğrenmektir. 2) Politikayı yazmadan önce, 3. ipucunu ve Ulusal Çalışma İlişkileri İnceleme Kurulundan gelen notu tekrar okuyun. Yol boyunca sizi çok fazla baş ağrısından kurtarabilir.

# 8: Eğitimi Vurgulayın

Kişisel ve profesyonel yaşamlarımız arasındaki sınırlar bulanıklaşıyor. Çoğu çalışan, mahremiyetin azalmasının bir sonucu olarak ortaya çıkabilecek zorlukların tam olarak farkına varamamıştır. Eski söz şuydu: "Vegasta olan Vegasta kalır." Bugün daha doğru bir ifade şu: "Vegas'ta olanlar Facebook'ta kalır."

Sosyal medya ile ilgili ortaya çıkan davaları okuduğumda bana öyle geliyor ki, davaların çoğu çalışan tarafında kötülük değil cehaletten kaynaklanıyor. Çoğu çalışan, siber davranışlarının sonuçlarını tam olarak düşünmemiş. İşverenler, çalışanlarına siber güvenlik eğitimi vererek sorunları başlamadan önlüyorlar..

Biri işle ilgili faaliyetler ve biri de kişisel yaşamlarında sosyal medyayı kullanan çalışanlar için olmak üzere iki politikanız olduğu gibi, çalışan eğitimi de iki yol izleyebilir:

• İşle ilgili eğitim sağlayın kuruluş adına sosyal medyayla uğraşan personele. Devam eden düzenli eğitim, kuruluşunuzun güncel kalmasına yardımcı olur ve personele alandaki diğer kişilerle ağ kurma fırsatı verir.
• Tüm personeli İnternet güvenliği konusunda eğitin. Bu eğitim, kendimizi siber suçtan nasıl koruyacağımızı ve çevrimiçi itibarımızı nasıl oluşturup koruyacağımızı içerebilir.

Sorumlu siber davranış söz konusu olduğunda, işverenlerin yetki vermek yerine eğitmek için benzersiz bir fırsatı var. Bu taahhüt, çalışanlara saygıyı gösterir. Çalışanlar kendilerini değerli, güvenilir ve ilham verici hissederler. Herkes yararlanır.

# 9: Bir Avukattan Politikayı İncelemesini İsteyin

Hukuki tavsiye çok önemlidir. Özellikle çalışma ilişkileri alanlarında yanlış adım atmak kolaydır. Emin olun bölgede tecrübesi olan bir avukata sorun - vergi avukatı arkadaşınızın pek yardımı olmayacak.

Yasal inceleme pahalı olabilir; ancak, bir dava katlanarak daha maliyetli olacaktır.

# 10: Toz Toplamasına İzin Vermeyin

Siber ortam sık sık değişir. Sosyal medya politikaları en az altı ayda bir gözden geçirilmelidir. Ekipteki herkesin politikayı ayrı ayrı ve sonra birlikte incelemesine izin verin.

Kendinize sorun, bu hala geçerli mi? Bu işimizi yapmamıza yardımcı olur mu? Sosyal medya ortamı son zamanlarda nasıl değişti? Geçerli yasal güncelleme var mı?

Sosyal medya politikaları, sosyal medyanın en heyecan verici kısmı değildir; ancak, iyi geliştirilirlerse, karşılığında müşterilerinizle etkileşim kurarken personeli destekleyebilir, yetkilendirebilir ve işe dahil edebilirler.

Düşüncelerin nelerdir? Sosyal medya politikası yazan bir şirket için en iyi tavsiyeniz nedir? Lütfen soru ve görüşlerinizi aşağıdaki kutuya bırakın.