Outlook PST Dosyaları Nedir ve Neden Kullanılır… veya Kullanılmaz?

açıklayıcı

İleSteve Krause

Son Güncelleme Tarihi27 Ekim 2021

İşyerinde konuştuğum hemen hemen herkes kurumsal e-posta hesaplarının boyutundan şikayet ediyor. Normalde bu bir sorun değil (ama insanlar hala şikayet ediyor) çünkü bir posta kutusu sınırına yaklaştığında çoğu e-posta sunucuları (Microsoft Exchange gibi) kullanıcıyı uyarır, böylece posta kutusunu sunucu zorlar sunucudan gönderme/alma kısıtlayarak boyut sınırları.

Şimdi, hepsi bu kadar Güzel ve Züppe KADAR…birkaç günlüğüne tatile gidiyorsunuz, bu e-posta boyutu uyarıları gelip gidiyor ve sonra bam! Posta kutunuz dolu ve bu nedenle artık cep telefonunuzdan veya hatta OWA'dan (Outlook Web Erişimi) e-posta gönderemez/alamazsınız. Çağrıyı milyonlarca kez aldım. iPhone'um e-posta gönderemiyor, yardım edin!

• Peki, ne yapmalı?
• Bu yetersiz boyuttaki posta kutularına bir çözüm var mı?
• Tatile gitmeden önce ne yapmalıyım?

Şimdi sizi rezille tanıştırıyorum (IT'ye göre) Outlook PST dosyası.

Outlook .PST dosyaları nedir?

• Outlook Veri Dosyaları veya Microsoft Outlook .PST dosyaları (daha iyi bilindikleri için) kullanılarak oluşturulabilir. E-postaları ve Ekleri Sunucu Posta Kutusu hesabınızdan yerel hesabınıza taşımak veya kopyalamak için Microsoft Outlook bilgisayar. Esasen, E-posta ve Ekleri bilgisayarınızın Sabit Sürücüsünde, USB Sürücüsünde veya Sunucu Paylaşımında (oluşturduğunuz ve depoladığınız yere bağlı olarak) depolamak için oluşturduğunuz yerel bir Arşiv veya Depolama dosyasıdır.

Outlook .PST dosyalarında ne kadar depolayabilirsiniz?

• Outlook 2003/2007'den önce, .PST dosyaları yalnızca 2 Gigabayt E-posta ve Ek depolayabilirdi. Outlook 2003 ve Outlook 2007 ile, biçim değişti ve varsayılan olarak .PST dosyalarının boyutu 20 Gigabayt'ın üzerine çıkmasına izin verdi. yapılandırma değiştirildi.
• Dürüst olmak gerekirse, 20 konser almalarına izin vermeyin. Bu bir fazla .PST dosyalarınızı birkaç konserden büyük tutmamak daha iyi bir fikirdir. Daha fazla depolama alanına ihtiyacınız varsa, oluşturmak yerine yeni bir .PST dosyası oluşturun. Kocaman .PST arşivleri. .PST dosyaları ne kadar büyük olursa, bozulma ve veri kaybı olasılığı o kadar artar (artı, kötü adamları yedeklemek o kadar zor olur.) İstediğiniz kadar .PST ekleyebilirsiniz. dosyaları Outlook İstemcinize gerektiği gibi aktarın, bu nedenle birkaç eski GIG'den fazlasını depolamanız gerekiyorsa, e-postanızı mantıksal olarak birden çok .PST dosyasına ayırın. e-posta.
• İPUCU – Eski e-postaları arşivlemek için .PST dosyalarını kullanıyorsanız, tüm eski verileri e-postalara kopyaladıktan sonra bunları sıkıştırın. E-posta genellikle sadece metindir, bu nedenle ÇOK güzel bir şekilde sıkıştırılır.

Outlook .PST dosyalarını nasıl oluşturabilirim?

• KOLAY, işte size birkaç kılavuz Outlook 2007, 2013, ve 2016.

.PST dosyaları neden kullanılır/oluşturulur? Faydalar?

Posta Kutusu Boyutu

• Bu makalenin ilk paragrafını hatırlıyor musunuz? Çoğu e-posta yöneticisi, Kurumsal posta kutularının boyutunu sınırlar. Posta Kutusu ne kadar büyükse, o kadar fazla disk alanına ihtiyaç duyarlar, o kadar fazla yedeklemeye ihtiyaç duyarlar ve bu yedeklemeleri gerçekleştirmek için o kadar fazla ZAMAN gerekir.
• Bir e-posta paketi iseniz (benim gibi), 200 Megabaytlık bir posta kutusu bunu kesmez. .PST dosyaları burada devreye girer. Sadece bir .PST dosyası oluşturun ve e-postanızı bu dosyaya sürükleyip bırakın. Outlook'ta normal bir posta kutusu klasörü gibi çalışırlar. Sürükle ve bırak. Basit! Forum>.
• Windows Search'ün en son sürümleri, posta kutunuzu VE tüm yerel .PST dosyalarını (yapılandırılabilir) dizine ekler Microsoft'ta yerleşik arama özellikleri aracılığıyla tüm e-postalara neredeyse anında erişime izin veren Görünüm.

Yedekleme ve Olağanüstü Durum Kurtarma

• E-posta sunucunuzu düzenli olarak yedekleyen bir e-posta yöneticiniz yoksa (veya ona güveniyorsanız), e-postanızı kopyalayın (evet, Postayı .PST dosyalarına taşıyın, ayrıca kopyalayabilirsiniz) yerel bir .PST dosyasına, e-postanızın bir sunucu DR'sinde kurtarılabilmesini sağlamak için hızlı ve kolay bir yöntemdir senaryo.

taşınabilirlik

• .PST dosyaları e-postayı taşınabilir hale getirir. Örneğin, e-postayı bir posta kutusundan diğerine taşımak istediğinizi varsayalım. Örneğin, belki de değişen işleriniz ve bazı eski e-postaları getirmek istiyorsunuz. Veya belki de ana bilgisayar sağlayıcılarını değiştiriyorsunuz. VEYA, belki kişisel ve iş e-postanızı bir .PST dosyasına kopyalamak, küçük bir USB sürücüde tutmak ve her zaman yanınızda bulundurmak isteyebilirsiniz. Dediğim gibi, .PST dosyaları postayı çok taşınabilir tutar. Ve evet, bir GMAIL hesabı da öyle ama bu makale GMAIL ile ilgili değil :)

Güvenlik

• BT görevlinizin/departmanınızın e-postanızı okuyup okumadığını izlemenin/denetlemenin neredeyse imkansız olduğunu biliyor muydunuz? "Hassas" veya "Gizli" e-postayı E-posta / Exchange Sunucusundan yerel bir .PST dosyasına taşımak, bir güvenlik katmanı ekler.
• Not: Çoğu BT departmanı, .PST dosyalarınızı, siz farkında olmadan doğrudan işyerindeki Sabit Sürücünüzden alma olanağına sahiptir. Bu nedenle, bilgisayarınızın Sabit Sürücüsüne ek güvenlik uygulamak çok önemlidir. Birazdan bu konuyla ilgili bir yazı yazacağım ama şimdilik bir göz atın Bu makale. Biraz "GEEKY", bu yüzden yakında .PST dosyalarının güvenliğini sağlamak için birkaç seçeneği açıklayan bir makaleyle devam edeceğim.

.PST dosyalarını kullanmanın dezavantajları nelerdir?

Uzaktan erişim

• Posta bir kez etkilenmiş bir .PST dosyasına dönüştürüldüğünde, posta kutunuzla SYNC yapan OWA veya Cep telefonları gibi uzaktan erişim uygulamaları kullanan sunucuda artık mevcut olmayacaktır. .PST dosyalarındaki e-postaya erişmek için tam bir Microsoft Outlook İstemcisi kullanmanız gerekir. Bu durumlarda küçük bir USB sürücü yardımcı olabilir. Ancak yine de sunucuda e-posta bırakmak kadar uygun değil.

İnsanlar Sizi Sevmeyecek ve İşinizi Kaybedebilirsiniz

• .PST dosyaları zaman içinde (kaç tane e-posta aldığınıza/sakladığınıza bağlı olarak), onları nerede sakladığınıza bağlı olarak yerel Bilgisayarınızda veya bir Sunucu Paylaşımında ÇOK fazla yer kaplayabilir. BT çalışanları, özgeçmişlerini oluşturmadıkça herhangi bir şey üzerinde çalışmalarını sağlayan her şeyden nefret eder, bu nedenle daha fazla disk alanı satın almalarını gerektirecek bir yere çok fazla veri koymak onları üzer.
• Kurumsal Hukuk ve çoğu Kayıt Yönetimi departmanları, son kullanıcının kurumsal belge saklama/imha politikalarını kolayca görmezden gelmenize veya atlamanıza izin verdiği için .PST dosyalarını sevmez.
• Kurumsal Bilgi Güvenliği ekipleri de .PST dosyalarını sevmez çünkü Hukuk onlardan bir dava veya mahkeme celbi için verileri kurtarın, .PST dosyaları verilerin maliyetini ve çabasını çileden çıkarabilir kurtarma.

Sistem ve Beyin Performansı

• Ne kadar çok e-postanız varsa, hem sizin hem de bilgisayarınızın takip etmesi ve işlemesi gereken daha fazla e-posta.
• Windows Search (veya başka bir e-posta/sistem dizin oluşturucusu) tarafından daha fazla e-posta ve ek dizine eklendiğinden, dizininiz daha büyük olur VE aramalarınız daha uzun sürer.

Umarım, Microsoft Outlook .PST dosyalarıyla ilgili tüm sorularınızı yanıtladım ve bazı üst düzey Artıları ve Eksileri ele aldım. Ancak bir şeyi kaçırırsam, lütfen yorum bırakmaktan veya sorunuzu postalamaktan çekinmeyin. forum.

Nasıl

Windows 11 Ürün Anahtarınızı Nasıl Bulunur?

Windows 11 ürün anahtarınızı aktarmanız veya yalnızca temiz bir işletim sistemi yüklemesi yapmanız gerekiyorsa,...

Nasıl

Google Chrome Önbelleği, Çerezler ve Tarama Geçmişi Nasıl Temizlenir?

Chrome, tarayıcınızın performansını çevrimiçi olarak optimize etmek için tarama geçmişinizi, önbelleğinizi ve çerezlerinizi depolama konusunda mükemmel bir iş çıkarır. Onun nasıl...

Fırsatlar

Mağaza İçi Fiyat Eşleştirme: Mağazada Alışveriş Yaparken Çevrimiçi Fiyatlar Nasıl Alınır

Mağazadan satın almak, daha yüksek fiyatlar ödemeniz gerektiği anlamına gelmez. Fiyat eşleştirme garantileri sayesinde alışveriş yaparken online indirimlerden yararlanabilirsiniz...