Outlook 2010'da Otomatik Arşiv Nasıl Yapılandırılır ve Yönetilir

Outlook'un başlangıcından bu yana Microsoft her zaman Arşivi ve Oto Arşiv özellik ve Outlook 2010 Istisna değil. Otomatik Arşiv özelliği, eski e-postalarınızı otomatik olarak Birincil Posta Kutunuzdan yerel sabit sürücünüzde depolanan bir Arşiv Veri Dosyasına taşır veya siler. Bu dosyalara .PST dosyaları denir. Geçmişte ne zaman Outlook .PST dosyalarında 2 GIG sınırı vardıArşiv özelliği, eski e-postayı Birincil .PST dosyanızdan ve bir Archive.pst dosyasına arşivlediğinden çok daha önemliydi. Outlook 2010'daki .PST dosyalarının 20 Gig sınırı olmasına rağmen; .PST dosyalarınızı küçük tutmak ve sistem performansını artırmak için eski e-postanızı yönetmesine izin vermek hala iyi bir fikirdir!

Tekrar açıklayın Otomatik Arşiv özelliğinin ne işe yaradığını lütfen!

Otomatik Arşiv, eski öğeleri silerek veya bir arşiv veri dosyasına veya .PST'ye taşıyarak posta kutusu boyutunu azaltır. İşlem, ister evde ister küçük işletme kurulumunda Microsoft Exchange veya IMAP veya POP kullanıyor olun, hemen hemen aynı şekilde çalışır. Aslında masanızdan birkaç kağıt destesi alıp bunları yukarıda belirtildiği gibi organize edilmiş hızlı erişim dosya dolabına veya .PST dosyasına yerleştirmek gibidir. Bu süreç,

ihracat iki şekilde. Dışa aktarma, e-postaları birden çok farklı harici biçime taşımanıza izin verirken Arşivleme yalnızca eski e-postaları bir .pst dosyasına taşımanıza veya e-postayı tamamen silmenize izin verir. Arşivleme, Outlook gezinti bölmesinde onlar için bir sekme bulunduğundan, eski e-postalara daha kolay erişim sağlar. Elbette, eski postanızı da silmek için Otomatik Arşiv'i de ayarlayabilirsiniz.

TÜM Outlook 2010 Klasörleri için Varsayılan Otomatik Arşiv Nasıl Etkinleştirilir

1. Microsoft Outlook'ta, Tıklayın Dosya menü ve seçmekSeçenekler.

2. Seçenekler menüsünde Tıklayın ileri sekmesini ve ardından Tıklayın Otomatik Arşiv Ayarları buton.

3. Tıklayın için onay kutusu Otomatik Arşiv'i her [14] günde bir çalıştırın. Buradan Outlook 2010 için Otomatik Arşiv ayarlarını daha fazla özelleştirebilirsiniz, ancak varsayılan olarak bir kez etkinleştirildiğinde Otomatik Arşiv altı aydan daha eski olan tüm postaları bir Archive.pst dosyasına taşıyacak (silmeyecek) dosya. Tutmanı öneririm Otomatik Arşiv çalıştırmadan önce sor bir arşivleme gerçekleştiğinde uyarı almanız için işaretlenir. İnsanların bana e-posta eksiklerini ne sıklıkta sorduklarına şaşıracaksınız! Normalde bu sadece Otomatik Arşiv işlevidir. İstediğiniz ayarları yaptıktan sonra, TıklayınBu ayarları şimdi tüm klasörlere uygulayın.

Yukarıdaki adımları izlediyseniz, Otomatik Arşiv tüm Outlook e-postalarınızı etkinleştirir. Otomatik Arşiv'den hariç tutmak istediğiniz bir klasör varsa veya yalnızca birkaç klasöre uygulanmasını istiyorsanız, bunu da yapabiliriz. Outlook 2010, her klasör için Otomatik Arşiv ayarlarını özelleştirmenize olanak tanır.

Tek Outlook 2010 klasörleri için Otomatik Arşiv Ayarlarını Değiştirme

4. Outlook'ta sol taraftaki gezinme bölmesine bakın. Buradan Sağ tık herhangi bir klasör ve seçmekÖzellikleri Otomatik Arşiv ilkesini ayarlamak için

5. Görüntülenen Gelen Kutusu Özellikleri penceresinde, Tıklayın Oto Arşiv sekmesi. Burada bu klasör için Otomatik Arşiv ayarlarını özelleştirebilir, hatta bu klasör için Otomatik Arşiv özelliğini tamamen devre dışı bırakabilirsiniz.

Tamam, şimdi tekil klasörleri nasıl Otomatik Arşivleyeceğimizi biliyoruz! Ancak, Otomatik Arşiv'i hiç kullanmak istemezseniz ne olur? Otomatik özelliğin hayranı değilseniz, manuel işlemi kullanarak Arşivleme özelliğini kullanmaya devam edebilirsiniz.

Öğeleri Manuel Olarak Arşivleme

6. Outlook'ta Tıklayın Dosya> Bilgi menü sekmesini ve ardından seçmekTemizleme Araçları> Arşivle.

7. Görüntülenen Arşiv iletişim kutusunda seçmek hangi Klasörler istiyorsun Arşiv. Bu işlem AutoArchive ile hemen hemen aynıdır, ancak tek seferlik bir anlaşmadır. Farklı bir şey, bunu bazı klasörlere uyguladıysanız, ancak isteğe bağlı olarak “Otomatik Arşivleme” özelliğini geçersiz kılabilmenizdir.

Outlook Arşivlenen Öğeler Nerede Bulunur?

8. Outlook'ta arşivlenen öğelere, sol taraftaki e-posta gezinme bölmesindeki Arşiv klasöründen erişebilirsiniz.

9. Arşivlere, depoladıkları Outlook .pst dosyasından da erişebilirsiniz. Oraya varabilirsin Tıklama Dosya> Aç menü sekmesi ve seçenOutlook Veri Dosyasını Aç.

10. Varsayılan olarak Outlook arşivi .pst dosyasının konumu:

% UserProfile% DocumentsOutlook Dosyaları

Daha önce Outlook'ta Arşivlemeyi kullanmadıysanız, bir deneyin! İşlerin temiz kalmasına ve eski, kullanılmayan e-posta öğelerini Birincil Posta Kutusu / .PST dosyanızdan çıkarmanıza yardımcı olacağından emin olabilirsiniz. Ayrıca, Sistem Performansına her zaman yardımcı olan .PST dosya boyutunu kontrol altında tutmanın iyi bir yoludur!