Outlook'ta Önemli E-postaları Öne Çıkarma

Nasıl

TarafındanBen Stockton

Son Güncelleme Tarihi:11 Ocak 2020

Hemen hemen her ofis çalışanı bir zamanlar hantal bir e-posta gelen kutusuyla uğraşmak zorundadır. Neyse ki, Microsoft Outlook kullanıcıları önemli e-postaları öne çıkarmak için tasarlanmış çeşitli özelliklerden yararlanabilir.

Bunlar, e-postalarınıza farklı yazı tipleri ve renkler eklemek için koşullu biçimlendirme ve renk kategorileri içerir. Outlook'ta bu özellikleri nasıl kullanacağınız aşağıda açıklanmıştır.

Outlook'ta Koşullu Biçimlendirmeyi Kullanma

Koşullu biçimlendirme, Outlook e-postaları için biçimlendirme kuralları ayarlamanıza olanak tanır. E-posta mesajlarınıza gelen kutunuzda göründükleri gibi farklı renkler, yazı tipleri ve stiller ayarlayabilirsiniz. Başlamak için yeni bir koşullu biçimlendirme kuralı oluşturmanız gerekir.

Outlook'ta, Görünüm> Ayarları Görüntüle içinde Mevcut görünüm kategori. İçinde Gelişmiş Görünüm Ayarları penceresinde, tıklayın Koşullu biçimlendirme.

Yeni Koşullu Biçimlendirme Kuralı Oluşturma

Gördüğünüz gibi Koşullu biçimlendirme ayarlar penceresinde, Outlook zaten belirli senaryolar için koşullu biçimlendirme kurallarını kullanır. Örneğin okunmamış e-postalar Segoe UI yazı tipini kullanarak mavi metinle görünür.

Kendi koşullu biçimlendirme kuralınızı eklemek için Ekle buton.

Kuralınıza uygun bir ad verin, ardından Yazı tipi yazı tipi, renk ve boyut gibi biçimlendirme seçeneklerinizi ayarlamak için.

Tıklayın tamam yazı tipi ayarlarınızı onaylamak için

Kuralınız için biçimlendirme stili ayarlandıktan sonra, Şart buton.

Buradan, kuralı belirli anahtar kelimeler içeren e-postalara veya belirli e-posta adreslerine veya belirli e-posta adreslerine gönderilen veya bunlardan gönderilen e-postalara otomatik olarak uygulanacak şekilde ayarlayabilirsiniz.

E-posta Adresiyle Biçimlendirme

Belirli bir gönderenden gelen e-postalar için geçerli bir kural eklemek için e-posta adresini itibaren kutusuna, birden çok e-posta adresini noktalı virgülle ayırın. Bunu tek bir siteden gönderilen tüm e-postalara yazarak uygulayabilirsiniz. @ domain.com, domain.com yerine doğru alan adını yazın.

Bunu, e-posta adresini adrese yazarak, almak yerine gönderdiğiniz e-postalar için de yapabilirsiniz. Gönderildi yerine.

Anahtar Kelime Aramasına Göre Biçimlendirme

Koşullu biçimlendirme kuralınızı kelime içeren e-postalara uygulamak için, anahtar kelimeyi (veya anahtar kelimeleri) Kelimeleri ara Kutu.

Seçin Yalnızca konu alanı konu alanında yalnızca seçtiğiniz anahtar kelimeleri aramak için aşağıdaki açılır menüde seçeneğini kullanın. Konu alanı ve mesaj gövdesi Tüm e-postayı arama seçeneği.

Gelişmiş Koşullu Biçimlendirme Kuralları

Ekranda daha karmaşık biçimlendirme kuralları oluşturabilirsiniz. Daha fazla seçenek ve ileri sekmeleri. Buradan, yeni kuralınızı e-postalara okuma durumlarına, önemlerine, izleme bayraklarına, boyutlarına ve daha fazlasına göre uygulayabilirsiniz.

Örneğin, kuralınızı yalnızca okunmamış e-postalara uygulanacak şekilde ayarlamak için, Yalnızca şu öğeler onay kutusundaki Daha fazla seçenek sekmesini seçin, ardından Okunmamış seçeneğini belirleyin.

İçinde ileri sekmesinde, neredeyse tüm Outlook verilerini kullanarak kuralınız için belirli aramalar oluşturabilirsiniz. Tıklama Alanlar seçeneği size yüzlerce seçenek sunar. En yaygın alanlar, Sık kullanılan alanlar kategori.

Tıklayın Listeye ekle bu gelişmiş arama ölçütlerini biçimlendirme kuralınıza eklemek için. Aşağıdaki örnekte, "Ben" içeren tüm e-postalar için gelişmiş bir arama gösterilmektedir. konu alan.

Kuralınızdan memnun olduğunuzda, tıklayın tamam onaylamak için tamam kapatmak için Koşullu biçimlendirme ayarlar penceresi.

E-posta Kategorilerini Kullanma

Mümkün olsa da Outlook e-postalarını arama klasörlerini kullanarak kategorilere ayırma, önemli e-postalarınızı vurgulamanın başka bir yolu da bir kategori uygulamaktır. Kategoriler ayrı bir ad ve renk etiketine sahiptir ve bunları ayrı ayrı görüntülemenize olanak tanır.

Yeşil-sarı-kırmızı renk sistemi, örneğin en önemli e-postaları önceliklendirmenize yardımcı olabilir. Varsayılan olarak, Outlook mavi, yeşil, turuncu, mor, kırmızı ve sarı kategoriler sunar. Alternatif renkleri ve adları kullanarak bunları düzenleyebilir veya kendinizinkini oluşturabilirsiniz.

Kategori Oluşturma veya Düzenleme

Yeni bir kategori oluşturmak veya mevcut bir kategoriyi düzenlemek için Ev > Kategorilere Ayır> Tüm Kategoriler.

Tıklayın Yeni yeni bir kategori oluşturmak için. Açılır menüden kategori renginizi seçin ve ad kutusunu tıklayın.

Tıklayın tamam kategorinizi kaydetmek için.

Outlook E-postalarına Manuel Olarak Kategori Uygulama

Bir kategoriyi Outlook e-postasına el ile uygulamak için, Outlook klasör görünümünde kategoriyi seçin. Tıklayın Ana Sayfa> Kategorilere Ayır, ardından kategorinizi tıklayın.

Kategoriniz, varsayılan Outlook klasör görünümünde, makbuz saatinin ve tarihinin üzerinde renkli bir kare olarak görünür. Kategorinizin adı, e-posta görünümünde e-posta konusunun altında görünecektir.

E-postaları kategoriye göre görüntülemek için tıklayın Görünüm> Kategoriler ve kategoriniz için uygun bölüme gidin.

Outlook Kategorilerini Otomatik Olarak Uygulama

Belirli e-postalara kategorileri otomatik olarak uygulamak için Outlook kurallarını da kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için tıklayın Dosya> Bilgi> Kuralları ve Uyarıları Yönetme.

İçinde E-posta Kuralları sekmesi Kurallar ve Uyarılar menüsünde, Yeni kural buton.

seçmek Aldığım iletilere kural uygula tıklamadan önce Sonraki.

Renk kategorisi kuralınız için arama ölçütlerini seçin. Örneğin, kuralı belirli bir e-posta adresinden veya alan adından gelen e-postalara uygulamak için Kişilerden veya herkese açık gruptan Onay kutusu.

İçinde Adım 2 Aşağıdaki alana tekrar tıklayın (mavi renkli altı çizili). Yanında itibaren seçeneğini tıklayın, e-posta adresinizi veya alan adınızı yazın.

Outlook e-posta adresini mevcut posta kutunuzda bulabilirse, görünen listeden seçin ve ardından Tamam tamam. Yapamazsa tıklayın İptal etmek. Kural ne olursa olsun oluşturulacaktır. Tıklayın Sonraki devam etmek.

Kuralınız için eylemi bir sonraki aşamada ayarlayabilirsiniz. “Kategori kategorisine ata”Seçeneğinde Aşama 1 Bölüm.

Bu kurala atamak istediğiniz kategoriyi bir kategori içinde Adım 2 aşağıdaki bölümü, tıklamadan önce tamam, sonra Sonraki.

Bir sonraki aşama, bu kuralın istisnalarını seçmenize izin verir. Yukarıdaki gibi bunları seçin veya tıklayın Sonraki devam etmek.

Son aşamada, renk kategorisi kuralınız için bir ad verin, ardından Bu kuralı şimdi "Gelen Kutusu" nda olan iletilerde şimdi çalıştır mevcut e-postalarınızın tümüne geriye dönük olarak uygulamak için onay kutusunu işaretleyin.

Tıklayın Bitiş kuralı oluşturmak ve çalıştırmak için. Renk kategorisi, seçtiğiniz ölçütlere göre e-postalarınıza uygulanacaktır.

Önemli Outlook E-postalarınızı Kaçırmayın

Renk kategorilerini ve koşullu biçimlendirme kurallarını kullanmak, gönderdiğiniz ve aldığınız önemli e-postaları Outlook'ta öne çıkarmanın harika bir yoludur. Unutma Outlook verimliliğinizi artırın e-posta zincirlerini ve önemli görevleri takip etmek için ek Outlook kuralları ve takip bayrakları kullanarak daha da ileri.

Ayrıca Outlook'ta Hızlı Parçaları kullanma e-posta yanıtlarınıza hızlı bir şekilde genel ifadeler eklemek için.