Takdir Edeceğiniz Basit Microsoft Outlook E-posta Kuralları

Nasıl

TarafındanSandy Yazılı Evi

Son Güncelleme6 Ekim 2020

Microsoft Outlook e-postaları oluşturmak ve gelen kutunuzu düzenlemek için yararlı olduğu kadar birçok harika özelliğe sahiptir. Örneğin şunları yapabilirsiniz: önemli e-postaları öne çıkarın ve otomatik yanıtlar oluştur ofis dışında olduğunuzda olduğu gibi.

Bir başka harika özellik de kurallar koyma yeteneğidir. Mesajlarınızı organize etmenize, takip etmenize veya güncel kalmanıza yardımcı olan gelen ve giden e-postalara kurallar uygulayabilirsiniz. Ve ilk kurulumdan sonra hepsi otomatik olarak yapılır. Burada, size tonlarca zaman kazandıracağı için takdir edeceğiniz birkaç genel Outlook kuralı.

Outlook'ta Kuralları Ayarlama

Aşağıdaki kuralların her biri için aynı noktadan başlayacaksınız. Bu nedenle, ister bir veya birkaç kural oluşturmayı veya gelecekte kuralları düzenlemeyi planlıyor olun, Outlook'ta Kurallar alanına nasıl gideceğinizi buradan öğrenebilirsiniz.

1. Tıklayın Dosya menüden.
2. Zaten seçilmemişse, Bilgi soldaki sekme.
3. Sayfanın ana bölümünü aşağı kaydırın ve tıklayın Kuralları ve Uyarıları Yönetin.
4. Tıkla E-posta Kuralları açılır pencerenin üstündeki sekme.
5. Birden fazla hesabınız varsa, açılır kutudan kuralı oluşturmak istediğiniz e-posta hesabını seçin.

Tıklayın Yeni kural Kural Sihirbazını açmak için. Bu araç, kuralınızı ayarlamak için her adımda size yol gösterir. Ve sıfırdan oluşturduğunuz boş kural seçenekleriyle birlikte en yaygın kurallardan bazılarını sunar. Aşağıda anlatacağımız gibi başlamak için temel bir kural seçseniz bile, bunu ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabileceğinizi unutmayın.

Yeni bir kural oluşturduktan sonra, kuralları düzenlemek, silmek, çalıştırmak veya dışa aktarmak için bu aynı alana geri dönebilirsiniz.

E-postaları Kişilerden Taşıma

Diyelim ki müşteriler gibi işte veya aile gibi evde insanlar için oluşturulmuş klasörleriniz var. Belirli kişilerden gelen e-postaların otomatik olarak doğru klasöre taşınmasını sağlayabilirsiniz. Örneğimiz için, ebeveynlerinizden, çocuklarınızdan ve kardeşlerinizden gelen e-postaları doğrudan bir Aile klasörüne taşıyabilirsiniz.

1. Kural Sihirbazının üst kısmında, Birinden gelen mesajları bir klasöre taşıma.
2. Tıklayın Sonraki.
3. Kural Sihirbazı 1. Adım: Belirli bir kişiden gelmenin yanı sıra taşımak istediğiniz e-postalara uygulayabileceğiniz tüm mevcut koşulları göreceksiniz. Kullanmak istediğiniz her birini işaretlediğinizde, Kural Sihirbazı Adım 2'de doldurulacaktır. Örneğimiz için, ilk kutuyu işaretli bırakacağız insanlardan veya genel gruptan.
4. Kural Sihirbazı Adım 2'de: insanlar veya genel grup ailenizdeki kişileri seçmek için.
5. Kişilerinizi listeden seçin, yeni bir e-posta girin veya Gelişmiş Bul'u kullanın. İlkini seçtikten sonra Nereden onları eklemek için altta. Bu kurala tüm kişileri aynı şekilde eklemeye devam edebilirsiniz.
6. Tıklayın tamam. Daha sonra bu kişileri Kural Sihirbazı 2. Adım alanında göreceksiniz.
7. Kural Sihirbazı Adım 2'de: belirtildi klasörü seçin ve tıklayın tamam. Artık bu klasörü 2. Adımda göreceksiniz.
8. Sonraki ekran, Kural Sihirbazındaki öncekine çok benziyor ancak isterseniz daha fazla eylem seçmenize izin veriyor.
9. Tıklayın Sonraki.
   
10. Sonraki ekranda kurabilirsiniz İstisnalar kuralına göre. E-postaları belirli koşulları karşılıyorlarsa kuralın dışında bırakmak istiyorsanız bu kullanışlıdır. Uygulamak istediklerinizi işaretleyin.
11. Tıklayın Sonraki.
12. Kuralınıza bir ad verin, uygulamak istediğiniz kurulum seçeneklerini işaretleyin, kural açıklamasını inceleyin ve Bitiş. Değişiklik yapmanız gerekiyorsa, Geri Herhangi bir ekranı tekrar ziyaret etmek için alttaki düğmesine basın.
13. Kurallar ve Uyarılar penceresine geri döneceksiniz. Tıklayın Uygulamak ve sonra tamam çıkışa doğru.

Zaman Kazandıran İpucu: Kuralınızı oluşturma sürecinde ilerlerken, Bitiş yerine düğme Sonraki her zaman. Dolayısıyla, daha fazla eylem eklemeyi veya istisnalar eklemeyi planlamıyorsanız, bu ekranları tamamen atlayabilirsiniz.

E-postaları Belirli Kelimelerle Taşıma

Belki seyahatle ilgili e-postalar, mağazalardaki satışlar veya işteki projeler için bir klasörünüz vardır. Ve bu e-postalar çeşitli kişilerden ve şirketlerden geliyor. E-postaları konu, gövde veya her ikisinin kombinasyonundaki belirli kelimelere göre taşıyabilirsiniz.

1. Kural Sihirbazının üst kısmında, Konusunda belirli kelimelere sahip mesajları bir klasöre taşıma.
2. Tıklayın Sonraki.
3. Kural Sihirbazı'nda Adım 1: Taşımak istediğiniz e-postalara uygulanacak tüm koşulları işaretleyin. Örneğin, kelimelerin konu içerisinde görünmesini isteyebilirsiniz. ve sadece konu yerine vücut.
4. Kural Sihirbazı Adım 2'de: belirli kelimeler her birini kutuya girmek için ve tıklayın Ekle. Listeniz tamamlandığında, tıklayın tamam.
5. Kural Sihirbazı Adım 2'de: belirtildi klasörü seçin ve tıklayın tamam.
6. Daha fazla eylem, istisna eklemek veya kurulum seçeneklerini kontrol etmek isterseniz, her bir ekrana tıklayarak devam edebilirsiniz. Sonraki. Alternatif olarak, tıklayın Bitiş ve kuralınız gitmeye hazır olacak.

Zaman Kazandıran İpucu: Tıklarsanız Bitiş herhangi bir noktada, kuralınıza bir ad vermek için ekranı görmezsiniz, ancak bunu Kurallar ve Uyarılar ekranında yapabilirsiniz. Kuralı seçin, tıklayın Kuralı Değiştirve seç Kuralı Yeniden Adlandır.

Takip için E-postaları İşaretleyin

Outlook'u iş için kullanıyorsanız, muhtemelen takip etmenizi gerektiren e-postalarınız vardır. İster patronunuzdan ister müşterinizden olsun, bu kuralı kolayca oluşturabilirsiniz.

1. Kural Sihirbazının üst kısmında, Takip için birinden gelen mesajları işaretleyin.
2. Tıklayın Sonraki.
3. Kural Sihirbazı'nda Adım 1: İşaretlemek istediğiniz e-postalara uygulanacak tüm ek koşulları işaretleyin. Burada işaretleyeceğiz insanlardan veya genel gruptan.
4. Kural Sihirbazı Adım 2'de: insanlar veya genel grup insanları seçmek için.
5. Kural Sihirbazı Adım 2'de: şu anda takip et, seçimlerinizi yapın İşaretle ve İçin açılır kutuları ve tıklayın tamam.
6. Daha fazla eylem, istisna veya seçenek eklemek isterseniz, her bir ekrana tıklayarak devam edebilirsiniz. Sonraki. Değilse, tıklayın Bitiş.

Belirli Bir E-posta Aldığınızda Ses Çalma

Çok kullanışlı olan bir başka Outlook kuralı da ses çalmak içindir. Bu, belirli bir kişiden belirli bir kelimeyle, önemli olarak işaretlenmiş bir e-posta aldığınızda ve diğer birçok durumda belirli bir sesli uyarıyı tetikler. Bunu, önemli olarak işaretlenen mesajlar için bir ses çalacak şekilde ayarlayacağız.

1. Kural Sihirbazının üst kısmında, Birinden mesaj aldığımda bir ses çal.
2. Tıklayın Sonraki.
3. Kural Sihirbazı'nda Adım 1: İşaretlemek istediğiniz e-postalara uygulanacak tüm ek koşulları işaretleyin. Örneğimiz için kontrol edeceğiz önem olarak işaretlendi.
4. Kural Sihirbazı Adım 2'de: önem öncelik seviyesini seçmek için ve tıklayın tamam.
5. Kural Sihirbazı Adım 2'de: bir ses sesi bulmak ve tıklayın Açık.
6. Tıklayın Sonraki Daha fazla eylem veya istisna eklemek için. Veya tıklayın Bitiş sarmak için.

Outlook Kuralları Size Zaman Kazandırabilir

E-postaları el ile taşımak veya işaretlemek yerine ve belirli mesajlar için uyarılmanızı sağlamak yerine, bu Outlook kuralları size zaman kazandırabilir ve sizi güncel tutabilir. Hangilerini kurmayı planlıyorsunuz?

Daha fazlası için bir göz atın kendiniz veya başkaları otomatik olarak nasıl BCC yapılır Outlook kuralı kullanarak gönderdiğiniz e-postalarda.

Yorumlar

Kişisel Sermaye nedir? Parayı Yönetmek İçin Nasıl Kullandığımızı İçeren 2019 Değerlendirmesi

İster ilk yatırım yapmaya başlayın ister deneyimli bir tüccar olun, Personal Capital'de herkes için bir şeyler vardır. İşte şuna bir bakış ...